Terminvereinbarung

Um die Terminabstimmung für Sie möglichst unkompliziert zu gestalten, arbeiten wir mit einer digitalen Terminplanungsumfrage über Outlook.

Die Outlook Terminplanungs-Umfrage (Scheduling Poll) ist eine Funktion in Microsoft Outlook bzw. Microsoft 365, mit der ein Organisator mehreren Teilnehmern verschiedene Terminvorschläge zur Auswahl stellen kann. Die Eingeladenen stimmen per Klick über ihre Verfügbarkeit ab, ohne dass aufwendige E-Mail-Abstimmungen erforderlich sind.

Im Unterschied zu externen Tools (z. B. Doodle) erfolgt die Umfrage direkt im Outlook-Umfeld. Je nach Konfiguration können vorgeschlagene Termine bei den Teilnehmenden automatisch als vorläufige Termine („mit Vorbehalt“) im Outlook-Kalender eingetragen werden. Dadurch werden Zeitfenster blockiert, bis die finale Terminbestätigung erfolgt.

Wichtig:

Alle vorgeschlagenen bzw. vorläufig eingetragenen Termine sind für jede Person sichtbar, die Zugriff auf den betreffenden Outlook-Account oder Kalender hat (z. B. Assistenz, Teammitglieder mit Kalenderfreigabe).

Tipp:

Markieren Sie den Termin als privat oder nennen Sie uns eine private E-Mail, der mit einem privaten Terminkalender verknüpft ist.