ABC für den Kauf oder Verkauf von Kanzleien: Buchstabe a

Die ABC-Analyse ist ein Verfahren um wichtige Mandantengruppen zu identifizieren. A-Mandaten sind jene, die zahlenmässig gering sind, aber die höchsten Umsätze erbringen (z. B. 20 % der Mandanten erbringen 80 % des Umsatzes), B-Mandanten erbringen geringere Umsätze, sind jedoch zahlenmässig grösser (z. B. 30 % der Mandanten erbringen 15 % des Umsatzes). Die C-Mandanten sind die zahlenmässig grösste Gruppe, bringen aber den geringsten Umsatzanteil (z. B. 50 % können nur 5 % Umsatz bedeuten).

Die ABC-Analyse ist ein hilfreiches Instrument zum Erkennen und Strukturieren von Schwerpunkten für dasMarketing, um Ressourcen bestmöglich zu nutzen und die wichtigsten Mandanten mit besonderer Sorgfalt zu bedienen.

Untersuchungen haben gezeigt, dass in vielen Fällen mit 20 Prozent der »Produkte« (oder Kunden) 80 Prozent des Umsatzes erwirtschaftet werden.

So nutzen Sie die ABC Analyse mit DATEV.

Die Abgrenzung von Honorarforderungen regelt im Kanzleikaufvertrag, wem Honorare aus Mandaten wirtschaftlich zustehen, wenn Leistungen teilweise vor und teilweise nach dem Übergabestichtag erbracht wurden.

Typischerweise wird im Vertrag ein Stichtag der Praxisübernahme festgelegt. Dieser Stichtag entscheidet darüber, ob Honorare dem Verkäufer oder dem Käufer der Kanzlei zustehen:

Leistungen, die vollständig vor dem Übergabestichtag erbracht wurden, stehen dem Verkäufer zu. Er darf diese Honorare abrechnen und vereinnahmen.

Leistungen, die vollständig nach dem Übergabestichtag erbracht werden, stehen dem Käufer zu.

Unfertige Leistungen zum Stichtag werden anteilig zwischen Verkäufer und Käufer aufgeteilt. Maßstab ist meist der bereits geleistete und noch zu erbringende Zeitaufwand.

Vorauszahlungen von Mandanten für Leistungen nach der Übergabe sind an den Käufer weiterzuleiten.

Gehen Zahlungen versehentlich auf dem falschen Konto ein, müssen sie unverzüglich an die berechtigte Partei weitergeleitet werden.

Zur praktischen Umsetzung erstellen Verkäufer und Käufer häufig Listen offener oder unfertiger Aufträge, damit die spätere Abrechnung nachvollziehbar und fair erfolgen kann.

Die Regelung verhindert Streit über Einnahmen rund um den Übergabezeitpunkt und sorgt für eine klare wirtschaftliche Zuordnung der Mandatserträge.

kanzleimarkt-Tipp:

Unterschätzen Sie dieses Thema nicht. Gerade bei Jahresabschlüssen, Gestaltungsberatungen oder größeren Projekten können schnell fünfstellige Honorare betroffen sein. Eine einfache Liste der unfertigen Arbeiten zum Übergabestichtag spart später oft mehr Diskussionen als jede juristische Formulierung.

Weiterführende Links

https://www.gesetze-im-internet.de/stberg/__66.html

(Handakten und Aufbewahrungspflichten)

https://www.haufe.de/steuern/kanzleimanagement/kanzleikauf-und-praxisuebertragung_170_310564.html

Die Abhängigkeit von großen Mandaten beschreibt das Risiko, dass ein erheblicher Teil des Kanzleiumsatzes von wenigen einzelnen Mandanten abhängt.

In vielen Steuer-, Wirtschaftsprüfungs- oder Rechtsanwaltskanzleien gibt es Mandanten, die 10 %, 15 % oder sogar mehr des Jahresumsatzes ausmachen. Solche Mandate werden von Käufern häufig zunächst als attraktiv wahrgenommen: Sie bringen stabile Umsätze, sind organisatorisch effizient zu betreuen und können den wirtschaftlichen Kern einer Kanzlei bilden.

Gleichzeitig entsteht jedoch ein Klumpenrisiko. Wenn ein einzelnes Mandat einen großen Anteil am Umsatz hat und dieses Mandat nach dem Kanzleiverkauf wegfällt, kann das erhebliche Auswirkungen auf Umsatz und Ertrag haben. Das Risiko ist besonders dann relevant, wenn das Mandat stark an die Person des bisherigen Inhabers gebunden ist.

Zum Vergleich:

Eine Kanzlei mit 1.000 kleinen Mandanten hat ein relativ stabiles System – einzelne Mandate kommen und gehen regelmäßig. Bei einem Großmandat mit 10 – 20 % Umsatzanteil kann der Verlust dagegen sofort spürbare wirtschaftliche Folgen haben.

Wichtig ist:

Die Abhängigkeit betrifft primär das Risiko, nicht zwingend den Wert der Kanzlei. Große Mandate können wertvoll und stabil sein – entscheidend ist, wie wahrscheinlich ihr Fortbestand nach der Übergabe ist.

kanzleimarkt-Tipp:

Wenn ein Mandat mehr als etwa 10 % Umsatzanteil hat, sollte der Käufer frühzeitig prüfen, wie stark der persönliche Bezug zum bisherigen Inhaber ist. Ein gemeinsames Übergabegespräch mit dem Mandanten reduziert das Risiko erheblich.

Eine Abschmelzungsklausel ist eine vertragliche Regelung beim Kanzleiverkauf, nach der sich der Kaufpreis nachträglich reduziert, wenn Mandanten innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach der Übertragung wegfallen.

Bedeutung im Kanzleimarkt

Beim Verkauf einer Kanzlei zahlt der Käufer in der Regel für den übergehenden Mandantenstamm. Da nicht garantiert werden kann, dass alle Mandate dauerhaft beim Erwerber bleiben, werden häufig Sicherungsmechanismen in den Vertrag eingebaut.

Die Abschmelzungsklausel schützt den Käufer, indem der Kaufpreis anteilig reduziert wird, wenn ein Teil des Umsatzes oder bestimmte Mandate nach der Übergabe verloren gehen.

In der Praxis wird heute allerdings häufiger mit einer Anpassungsklausel gearbeitet. Diese wirkt wirtschaftlich ähnlich, ist aber flexibler gestaltet und wird deshalb in Vertragsverhandlungen oft als fairer empfunden.

Praxisbezug / typische Konstellationen

Typischerweise gilt eine Abschmelzungsklausel für einen Beobachtungszeitraum von etwa 12 bis 24 Monaten nach der Übergabe der Kanzlei.

Beispiele aus der Praxis:

Ein Mandant mit 20.000 € Jahreshonorar kündigt kurz nach der Übertragung.

Der vereinbarte Kaufpreis basiert auf einem prognostizierten Umsatz von 600.000 €.

Fallen Mandate weg, reduziert sich der Kaufpreis anteilig.

In der Vertragsverhandlung ergeben sich dabei oft unterschiedliche Argumentationslinien:

Verkäuferseite:

Eine Anpassungsklausel sei fairer, weil sie den tatsächlichen Umsatz nach der Übergabe berücksichtigt.

Der Verkäufer wird nicht automatisch für jeden Mandantenverlust verantwortlich gemacht.

Käuferseite:

Auch mit einer Anpassungsklausel lässt sich wirtschaftlich oft der gleiche Effekt erreichen wie mit einer Abschmelzungsklausel.

Da Umsatzrückgänge statistisch wahrscheinlicher sind als starke Steigerungen, wirkt die Anpassungsklausel faktisch häufig wie eine Abschmelzung des Kaufpreises.

Weiterführende Begriffe

Anpassungsklausel

Kaufpreis

Beobachtungszeitraum

kanzleimarkt-Tipp 💡

In vielen Fällen ist es sinnvoll, nicht über die Klausel, sondern über den Beobachtungszeitraum zu verhandeln. Ein realistischer Zeitraum (z. B. 12 Monate) reduziert Konflikte und sorgt dafür, dass Verkäufer und Käufer gemeinsam daran interessiert sind, möglichst viele Mandanten erfolgreich zu überleiten.

Als Vorstufe zum Vertragsabschluss wählen die Parteien oft eine Absichtserklärung (letter of intent), mit der sie eine gewisse vorvertragliche Festlegung bestimmter Rahmenbedingungen zwecks Übersichtlichkeit und zur beiderseitigen Absicherung erreichen wollen.

siehe LOI

Warum jeder Verkäufer sie prüfen sollte

Ein verkaufswilliger Kanzleiinhaber neigt verständlicherweise dazu, mit einem einzigen bekannten oder bereits interessierten Kandidaten zu verhandeln. Das wirkt effizient und unkompliziert.

Doch genau darin liegt ein erhebliches Risiko.

Scheitert die Anbahnung – aus welchen Gründen auch immer – sind schnell Monate verloren. Zeit, Energie und Verhandlungsspielraum sind verbraucht. Nicht selten führt die Frustration anschließend dazu, dass kein weiterer ernsthafter Verkaufsversuch mehr unternommen wird.

Keine alternativen Interessenten zu prüfen, kann daher ein strategisch folgenschwerer Fehler sein.

Wettbewerb schafft Sicherheit. Alternative Interessenten bedeuten:

• realistische Einschätzung des Marktwertes

• bessere Verhandlungsposition

• geringeres Abbruchrisiko

• mehr Sicherheit bei Vertragsbedingungen

• emotionale Entlastung im Prozess

Haben Sie bereits einen konkreten Nachfolger im Blick oder sitzt er vielleicht schon mit Ihnen am Verhandlungstisch?

Mit kanzleimarkt an Ihrer Seite können Sie dennoch diskret weitere qualifizierte Interessenten kennenlernen – und gewinnen die Sicherheit, zu fairen, marktüblichen Bedingungen zu verkaufen.

Unser Honorar ist rein erfolgsabhängig.

Für Berufsträger, die Sie bei Beauftragung ausdrücklich ausschließen, fällt kein Honorar an.

So behalten Sie die Kontrolle – und vermeiden einen der häufigsten Fehler im Kanzleiverkauf: sich ausschließlich auf eine einzige Option zu verlassen.

Die anonyme Mandantenliste ist eines der wichtigsten Dokumente im Vorfeld eines Kanzleiverkaufs. Sie enthält eine strukturierte Übersicht über die Mandate einer Kanzlei – ohne Nennung der Mandantennamen.

Typischerweise werden in einer anonymen Mandantenliste unter anderem folgende Informationen aufgeführt:

• Jahresumsatz je Mandat
• Leistungsart (z. B. Buchhaltung, Lohn, Jahresabschluss, Beratung)
• Branche oder Mandantentyp
• ggf. besondere Merkmale (z. B. Einzelmandat, Unternehmensgruppe, Einmalmandat)

Die Anonymisierung ist notwendig, weil Mandantendaten dem Berufsgeheimnis unterliegen. Erst in einer späteren Phase eines Verkaufsprozesses – nach einer verbindlichen Einigung und nach Mandantenzustimmung – werden Mandanten personalisiert offengelegt.

In der Praxis ist die Erstellung einer anonymen Mandantenliste jedoch aufwendig. Die gängigen Kanzleisoftware-Systeme wie DATEV, Addison oder Agenda stellen in der Regel keine automatische Funktion zur Verfügung, um eine vollständig anonymisierte Liste zu erzeugen. Daher werden die Daten häufig aus mehreren Auswertungen exportiert und anschließend manuell in Excel zusammengeführt.

Um den Aufwand zu reduzieren, verzichten viele Käufer in der frühen Prüfungsphase auf eine detaillierte Darstellung sehr kleiner Mandate. Mandate mit beispielsweise unter 1.000 € Jahresumsatz werden dann häufig zusammengefasst dargestellt, während größere Mandate einzeln aufgeführt werden.

Die anonyme Mandantenliste bildet häufig auch die Grundlage für die Kaufpreisermittlung, etwa wenn der Kanzleiwert aus einem Umsatzmultiplikator abgeleitet wird.

kanzleimarkt-Tipp:

Versuchen Sie nicht, sofort die perfekte Liste zu erstellen. Für erste Gespräche reicht oft eine grobe Struktur mit den wichtigsten Mandaten und Umsatzgrößen. Details können später ergänzt werden – entscheidend ist, dass Käufer die Umsatzstruktur der Kanzlei verstehen.

Eine Anpassungsklausel ist eine vertragliche Regelung im Kaufvertrag über eine Steuerberatungs-, Wirtschaftsprüfungs- oder Rechtsanwaltskanzlei, die eine nachträgliche Anpassung des Kaufpreises oder einzelner Vertragsbedingungen vorsieht, wenn bestimmte, vorab definierte Ereignisse eintreten. Durch die Anpassungsklausel kann der Kaufpreis steigen und fallen.

Bedeutung im Kanzleiverkauf:

Da der Kanzleikauf regelmäßig auf aktuellen Kennzahlen (Umsatz, Gewinn, Mandantenstruktur, Personalbestand) basiert, besteht zwischen Signing (Vertragsunterzeichnung) und Closing (Vollzug) oder in der Übergangsphase ein wirtschaftliches Risiko. Anpassungsklauseln dienen dazu, dieses Risiko fair zwischen Verkäufer und Käufer zu verteilen.

Typische Anwendungsfälle sind:

• Umsatz- oder Ergebnisabweichungen in der Übergangszeit
• Mandatsverluste nach Übergabe
• Veränderungen im Personalbestand (z. B. Kündigung von Schlüsselmitarbeitern)
• Abweichungen von zugesicherten Kennzahlen
• Earn-out-Regelungen, bei denen ein Teil des Kaufpreises vom künftigen Erfolg abhängt

Praxisbeispiel:

Der Kaufpreis beträgt 1,0 × Jahresumsatz. Verlieren innerhalb von 12 Monaten nach Übergabe Mandanten mit mehr als 10 % Umsatzanteil die Kanzlei, reduziert sich der Kaufpreis anteilig. Alternativ kann ein variabler Kaufpreisbestandteil an die tatsächlich realisierten Umsätze gekoppelt werden.

Abgrenzung:

Eine Garantieklausel sichert bestimmte Eigenschaften zu (z. B. Richtigkeit der Zahlen).

Eine Anpassungsklausel regelt hingegen die wirtschaftliche Folge, wenn sich Kennzahlen verändern.

Ein Earn-out ist eine besondere Form der Anpassungsklausel mit erfolgsabhängigem Kaufpreisanteil.

Ein Abschmelzungsklausel ist nur geeignet, den Kaufpreis zum Vorteil des Erwerbers zu minimieren.

Einordnung für die Kanzleibewertung:

Anpassungsklauseln beeinflussen die tatsächliche Kaufpreisrealisation erheblich. Ein scheinbar hoher Multiplikator kann durch nachgelagerte Anpassungsmechanismen relativiert werden. Für Verkäufer ist daher entscheidend, nicht nur den nominalen Kaufpreis, sondern die vertragliche Struktur zu bewerten.

Weiterführende Begriffe im ABC:

• Kanzleibewertung
• Multiplikator
• Earn-out
• Letter of Intent
• Kaufpreis
• Zahlungsmodalitäten
• Due Diligence

Die Anstellung eines Berufsträgers als vermeintliche Alternative zum Verkauf bringt die Nachfolge in der Regel keinen entscheidenden Schritt voran.

Warum?

Weil niemand die private und berufliche Zukunft eines angestellten Berufsträgers verlässlich prognostizieren kann. Lebensplanung, Standortfragen, familiäre Veränderungen oder neue Karriereoptionen – all das entzieht sich Ihrer Kontrolle.

Hinzu kommt:

Die Vorstellung, ein Berufsträger verwandle sich auf Knopfdruck von der „Raupe“ (zuverlässiger Angestellter) zum „Schmetterling“ (unternehmerisch denkender Kanzleiinhaber), erfüllt sich in der Praxis nur selten.

Unternehmertum ist keine Beförderung. Es ist eine Haltung.

Unsere Erfahrung zeigt: Interessenten lassen sich – zugespitzt formuliert – häufig in zwei Kategorien einteilen:

• Unternehmer -
  mit klarer Übernahmeabsicht, Entscheidungsfreude und Investitionsbereitschaft

• Unterlasser -
  sachlich kompetent, aber ohne echten Gestaltungs- und Übernahmewillen

Dieses Phänomen begegnet uns im Kanzleimarkt tagtäglich.

Wer seine Nachfolge strategisch sichern möchte, sollte daher nicht auf Hoffnung setzen, sondern auf überprüfbare Übernahmebereitschaft, wirtschaftliche Tragfähigkeit und verbindliche Strukturen.

Eine Anstellung kann sinnvoll sein – sie ersetzt jedoch keinen strukturierten Verkaufs- oder Beteiligungsprozess.

Der Arbeitseinsatz des Inhabers beschreibt, wie viele Stunden der Berufsträger pro Woche in seiner Kanzlei tätig ist und welche Aufgaben er dabei übernimmt. Für potenzielle Erwerber ist diese Kennzahl besonders wichtig, weil sie zeigt, wie stark die Kanzlei vom persönlichen Einsatz des bisherigen Inhabers abhängt.

Bei der Betrachtung geht kanzleimarkt grundsätzlich davon aus, dass auch ein Kanzleiinhaber langfristig nur eine normale Arbeitszeit von etwa 40 Stunden pro Woche leisten kann und etwa sechs Wochen Urlaub im Jahr macht. Diese Annahme dient als realistische Vergleichsbasis für Käufer.

Arbeitet der bisherige Inhaber deutlich mehr – beispielsweise 60, 70 oder sogar 80 Stunden pro Woche – entsteht eine Lücke, die der Erwerber schließen muss. Diese kann entweder durch eigenen zusätzlichen Arbeitseinsatz oder durch weitere Mitarbeiter bzw. zusätzliche Berufsträger kompensiert werden. In kleinen Kanzleien kann es deshalb vorkommen, dass ein sehr hoher Arbeitseinsatz des Inhabers faktisch die Arbeitsleistung von zwei Berufsträgern ersetzt.

Der Arbeitseinsatz sagt daher viel über die Struktur und Organisation der Kanzlei aus. Ein sehr hoher Einsatz des Inhabers kann darauf hinweisen, dass:

• Aufgaben stark beim Berufsträger konzentriert sind
• Delegation an Mitarbeiter begrenzt ist
• organisatorische oder personelle Anpassungen möglich wären.

Im Exposé von kanzleimarkt wird der Arbeitseinsatz deshalb ausdrücklich dargestellt, damit Interessenten besser einschätzen können, welche Rolle der Inhaber aktuell im operativen Geschäft spielt.

kanzleimarkt-Tipp:

Käufer sollten prüfen, ob der Umsatz der Kanzlei mit einer realistischen Arbeitszeit eines Berufsträgers erreichbar ist. Wenn der bisherige Inhaber dauerhaft sehr viele Stunden gearbeitet hat, kann zusätzlicher Personalbedarf entstehen.

Im Regelfall strebt der Verkäufer – sofern gesellschaftsrechtlich möglich – einen Share Deal an.

Ob eine Kanzlei letztlich im Wege eines Share Deals oder eines Asset Deals veräußert wird, ist jedoch regelmäßig eine Frage

• des Kaufpreises

• der steuerlichen Auswirkungen

• und der juristischen Gestaltung

Die Unterschiede können wirtschaftlich erheblich sein.

Beispiel

Angenommener Kanzleiwert: 1.882.000 €

Asset Deal: Bei einem Kaufpreis von 1.882 T€ kann sich der Nettozufluss an den veräußernden Gesellschafter – je nach individueller steuerlicher Situation – im ungünstigsten Fall um bis zu 418 T€ reduzieren.

Gleichzeitig kann der Käufer durch Abschreibungsmöglichkeiten im günstigsten Fall einen steuerlichen Vorteil von bis zu 834 T€ erzielen.

Dieses Spannungsfeld zeigt:

Die Struktur der Transaktion hat unmittelbare Auswirkungen auf die wirtschaftliche Verteilung zwischen Verkäufer und Käufer.

Wie haben wir das gerechnet? Fragen Sie matthias.terbrack@kanzleimarkt.de.

Unsere Empfehlung

kanzleimarkt empfiehlt in solchen Konstellationen eine angemessene Kaufpreisanpassung, um die steuerlichen Effekte fair zwischen den Parteien zu berücksichtigen.

Wir werden dabei nicht gestaltend oder steuerberatend tätig, sensibilisieren jedoch für die wirtschaftlichen Auswirkungen und empfehlen eine qualifizierte steuerliche und rechtliche Prüfung.

Nicht für jedes Projekt findet sich sofort ein passender Interessent.

Zunehmend erleben wir Konstellationen, in denen eine Kanzlei zunächst auf verhaltene Resonanz stößt. In der Regel liegt das nicht am Markt insgesamt, sondern daran, dass eine oder mehrere Rahmenbedingungen aktuell nicht optimal zusammenpassen – beispielsweise:

• Standort

• Übergabezeitpunkt

• technische Struktur

• fachliche Ausrichtung

• Kanzleigröße oder Spezialisierung

Entscheidend ist: Diese Faktoren sind nicht statisch. Märkte verändern sich, Lebenssituationen entwickeln sich weiter, und neue Interessenten treten hinzu.

Was heute noch nicht passt, kann morgen genau richtig sein.

Ausdauer ist daher ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Nachfolgeprozess.

kanzleimarkt bleibt konsequent am Ball, spricht kontinuierlich mit qualifizierten Berufsträgern und sucht so lange weiter, bis ein Interessent gefunden wird, der fachlich, persönlich und wirtschaftlich wirklich passt.

Geduld und Beharrlichkeit zahlen sich aus – insbesondere bei der Übergabe eines Lebenswerks.