ABC für den Kauf oder Verkauf von Kanzleien: Buchstabe b

Ein Backup-Kandidat ist ein weiterer geeigneter Bewerber, der parallel zu einem bevorzugten Kandidaten in einem Auswahlprozess berücksichtigt wird.

Gerade bei der Besetzung von Berufsträger-Positionen oder Partnerstellen kann sich ein Verfahren über mehrere Wochen oder Monate hinziehen. In dieser Zeit kann es vorkommen, dass ein favorisierter Kandidat absagt, sich anders entscheidet oder Vertragsverhandlungen scheitern. Ein Backup-Kandidat stellt sicher, dass der Prozess dennoch zügig fortgeführt werden kann, ohne erneut ganz von vorne beginnen zu müssen.

In der Praxis bedeutet dies: Der Backup-Kandidat hat bereits Interesse signalisiert, wurde grundsätzlich geprüft und passt fachlich wie persönlich zur Kanzlei. Er wird jedoch zunächst zurückhaltend behandelt, solange der bevorzugte Kandidat noch im Rennen ist.

Weiterführende Begriffe im ABC:

Direktansprache

Kandidaten-Dossier

Personalvermittlung

Vertragsverhandlungen

💡 kanzleimarkt-Tipp:

Gerade bei der Suche nach Berufsträgern lohnt es sich, immer mindestens einen Backup-Kandidaten zu haben. Gute Kandidaten sind selten – wer nur auf eine Person setzt, riskiert unnötige Verzögerungen von mehreren Monaten.

Das Bauchgefühl spielt bei der Entscheidung für oder gegen einen Kanzleikauf häufig eine Rolle. Viele Käufer und Verkäufer sprechen davon, ob sich eine Kanzlei „richtig anfühlt“ – etwa im Hinblick auf den persönlichen Eindruck, die Zusammenarbeit oder die Perspektiven der Mandantenbeziehungen.

Dieses Bauchgefühl betrifft jedoch in erster Linie weiche Faktoren, insbesondere die Überleitung der Mandanten, die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern oder die persönliche Chemie zwischen Käufer und Verkäufer. Für die Bewertung der Kanzlei selbst – etwa bei Umsatz, Rendite, Personalkosten oder Mandantenstruktur – sollte das Bauchgefühl dagegen keine zentrale Rolle spielen.

Gerade in diesen Bereichen lassen sich viele Fragen objektiv anhand von Finanzkennzahlen und strukturierten Informationen beantworten. Eine klare Darstellung der wirtschaftlichen Daten hilft dabei, subjektive Eindrücke von den tatsächlichen wirtschaftlichen Fakten zu trennen.

Strukturierte Exposés können das Bauchgefühl daher ein Stück weit objektivieren, indem sie alle relevanten Zahlen, Mandatsstrukturen und Rahmenbedingungen transparent zusammenstellen. Darüber hinaus spielt auch der Markt eine Rolle: Wie viele Käufer aktuell nach einer Kanzlei suchen und welche Nachfrage besteht, wird von Verkäufern häufig unterschätzt, beeinflusst aber maßgeblich die realistischen Verkaufsperspektiven.

kanzleimarkt-Tipp:

Bauchgefühl ist wichtig – aber erst nachdem die Zahlen verstanden sind. Wer Markt, Nachfrage und Finanzkennzahlen sauber analysiert, trifft Entscheidungen auf einer deutlich stabileren Grundlage als nur aus dem ersten Eindruck heraus.

Die Bemessungsgrundlage ist die wirtschaftliche Basis, auf deren Grundlage der Kaufpreis einer Kanzlei berechnet wird. In der Praxis ist dies in der Regel der Umsatz der Kanzlei.

Dabei ist jedoch wichtig zu verstehen, dass „Umsatz“ im Verkaufsprozess nicht immer dieselbe Größe ist. Je nach Phase des Kanzleiverkaufs werden unterschiedliche Umsatzbegriffe verwendet.

Typischerweise lassen sich drei Ebenen unterscheiden:

• Nachhaltiger Durchschnittsumsatz (Vergangenheit): Zu Beginn eines Verkaufsprozesses betrachtet kanzleimarkt den gewichteten Umsatz der letzten 3 Jahre. Dieser dient als erste Orientierung für die Bewertung der Kanzlei und bildet häufig die Grundlage für erste Kaufpreisüberlegungen.

• Prognostizierter Umsatz
  aus der anonymen Mandantenliste: In der konkreten Vertragsphase wird der Umsatz meist mandatsbezogen aus der anonymen Mandantenliste abgeleitet. Hier wird für jedes Mandat ein erwarteter Jahresumsatz - basierend auf den bisherigen Umsätzen - geschätzt. Die Summe dieser Prognosen bildet die operative Grundlage für die Kaufpreisberechnung.

• Tatsächlicher Umsatz
  im Bemessungszeitraum: Nach der Übergabe der Kanzlei wird häufig ein Beobachtungs- oder Bemessungszeitraum vereinbart (z. B. 12 Monate). Der tatsächlich erzielte Umsatz in diesem Zeitraum entscheidet dann, ob sich der Kaufpreis im Rahmen einer Anpassungsklausel verändert.

Diese drei Umsatzgrößen sollten klar voneinander unterschieden werden, da sie unterschiedliche Funktionen im Verkaufsprozess erfüllen: Orientierung, Prognose und spätere Kontrolle.

kanzleimarkt-Tipp:

Viele Missverständnisse im Kanzleikauf entstehen, weil alle Beteiligten „vom Umsatz“ sprechen, aber unterschiedliche Zahlen meinen. Klären Sie frühzeitig, welche Umsatzdefinition gerade gemeint ist – Vergangenheit, Prognose oder tatsächlicher Umsatz.

Der Bemessungszeitraum bezeichnet die Zeitspanne zwischen der Übertragung der Kanzlei und der endgültigen kaufpreisrelevanten Abrechnung.

In diesem Zeitraum wird ermittelt, welcher Anteil des prognostizierten bzw. zugrunde gelegten Umsatzes tatsächlich beim Erwerber angekommen ist. Auf dieser Basis erfolgt – je nach vertraglicher Gestaltung – eine Kaufpreisanpassung.

Übliche Dauer

In der Praxis beträgt der Bemessungszeitraum ideal ein Geschäftsjahr.

Dies ermöglicht eine vollständige Betrachtung aller wiederkehrenden Leistungen (z. B. Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, laufende Beratung).

Risikoverteilung

Je länger der Bemessungszeitraum vereinbart wird, desto stärker verlagert sich das wirtschaftliche Risiko auf den Veräußerer. Gründe dafür sind insbesondere:

• Mandatskündigungen nach Übergabe

• Umsatzverschiebungen

• Verzögerungen bei Abrechnungen

• externe Einflüsse auf das Mandantenverhalten

Ein überlanger Bemessungszeitraum verlängert somit die wirtschaftliche Unsicherheit für den Verkäufer.

Fazit

Der Bemessungszeitraum ist ein zentrales Element der Kaufpreisgestaltung. Seine Dauer beeinflusst maßgeblich die Risikoverteilung zwischen Verkäufer und Käufer und sollte daher bewusst und ausgewogen vereinbart werden.

Ein Benchmark ist ein Vergleichswert, mit dem die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit einer Kanzlei anhand objektiver Kennzahlen im Marktumfeld eingeordnet wird.

Bedeutung im Kanzleimarkt:

Im Rahmen von Kanzleibewertung, Verkauf oder Expansion ist nicht nur die absolute Zahl entscheidend, sondern die Frage: Wie steht meine Kanzlei im Vergleich zu anderen?

Kanzleimarkt sammelt und analysiert aus hunderten von Projekten anonymisierte Finanzkennzahlen, insbesondere:

• Rendite (Gewinnquote)
• Personalkostenquote
• Abhängigkeit von Großmandanten
• weitere strukturelle Kennzahlen aus Bewertungsmandaten

Diese aggregierten Daten ermöglichen eine realistische Markteinordnung – sowohl für Verkäufer als auch für Kaufinteressenten.

Nutzen für Kanzleiinhaber:

• Objektive Standortbestimmung vor einem Verkauf
• Identifikation von Optimierungspotenzial (z. B. bei Personalkosten oder Mandantenstruktur)
• Fundierte Argumentationsbasis in Kaufpreisverhandlungen
• Plausibilisierung von Multiplikatoren

Mit der Beauftragung einer kostenlosen Kurzbewertung oder einer Vermittlung können wir Kanzleiinhaber Einblick in diese anonymisierte Vergleichsstatistik geben.

Die Beratung im Zusammenhang mit einem Kanzleiverkauf umfasst die fachliche und strategische Begleitung von Verkäufern und Käufern während des gesamten Transaktionsprozesses.

Ein Kanzleiverkauf betrifft nicht nur rechtliche und steuerliche Fragen, sondern auch wirtschaftliche, organisatorische und persönliche Aspekte. Dazu gehören beispielsweise die Strukturierung des Verkaufsprozesses, die Bewertung der Kanzlei, die Ansprache geeigneter Käufer, die Vorbereitung von Unterlagen sowie die Begleitung der Vertragsverhandlungen.

Neben aktuellem Fachwissen spielt dabei vor allem praktische Erfahrung eine große Rolle. Viele Fragen im Verkaufsprozess lassen sich nicht allein durch Theorie beantworten, sondern profitieren von Erfahrungen aus bereits durchgeführten Transaktionen.

Berater können in diesem Zusammenhang verschiedene Rollen übernehmen:

• Strukturierung und Vorbereitung des Verkaufsprozesses
• Aufbereitung der wirtschaftlichen Kennzahlen
• Moderation von Gesprächen zwischen Käufer und Verkäufer
• Einordnung von Marktbedingungen und Nachfrage
• Begleitung der Vertragsverhandlungen

Unsere Beratung ergänzt dabei in der Regel die Arbeit von Rechtsanwälten, Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern, die insbesondere für die rechtliche und steuerliche Gestaltung verantwortlich sind.

kanzleimarkt-Tipp:

Im Kanzleiverkauf entstehen viele Entscheidungen nicht nur aus Zahlen, sondern aus Gesprächen zwischen Käufer und Verkäufer. Ein erfahrener Moderator kann hier oft helfen, Missverständnisse früh zu vermeiden und Verhandlungen konstruktiv zu gestalten.

Im Rahmen der Unternehmensbewertung können je nach Bewertungszweck und -anlass verschiedene Bewertungsverfahren angewendet werden. Den exakt einzig richtigen Unternehmenswert gibt es nicht. Und Bewertungsverfahren werden auch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Die Anzahl der möglichen Verfahren und Varianten ist hoch:

• DCF-Verfahren

• Ertragswertverfahren

• Mittelwertverfahren

• Substanzwertverfahren

• Umsatzwertverfahren mit Multiplikator

Die Betriebswirtschaftslehre bevorzugt das Ertragswertverfahren / DCF-Verfahren und lehnt das Umsatzwertverfahren ab. In der Praxis dominiert das Umsatzwertverfahren. Denn der Umsatz ist leicht ermittelbar und wird von Käufer und Verkäufer als Basis akzeptiert. Manchmal werden – vielleicht nur aus Unsicherheit – Mischverfahren angewendet, indem einfach der Mittelwert von zwei Berechnungen genommen wird. Um Streitigkeiten zu vermeiden, empfiehlt es sich, recht frühzeitig in einer Absichtserklärung festzulegen, welche Bewertungsmethode angewendet werden soll.

kanzleimarkt wendet das Umsatzwertverfahren an. Auf Wunsch verproben wir das Ergebnis mit der Ertragswertmethode.

Eine Bewertung gibt Auskunft über den Wert einer Kanzlei. Sie dient zur

• persönlichen Kontrolle im Sinne eines Vermögensstatus

• Wertangabe in einer Vermögensauskunft gegenüber Kreditinstituten

• Verbesserung im Rating

• Vorbereitung der eigenen Nachfolge

• Veräusserung und Sozietätsgründung

• Abgabe einer Praxisbeteiligung

• gerichtlichen Auseinandersetzung über Kaufpreishöhe oder -reduzierung

• Auskunft bei Zugewinn-Ausgleichfragen

Die Büroeinrichtung ist Teil des Anlagevermögens einer Kanzlei, also Bürogeräte, Bibliothek mit Kommentaren und Zeitschriftensammlungen, EDV-Ausstattung etc.. Angesichts des geringen Verkehrswertes von gebrauchten Möbeln, des Veraltens von Hardware, Software und Bibliotheken sowie der Kosten aus Lizenz- und Leasingverträgen ist der Wert einer Büroeinrichtung in den meisten Fällen unerheblich und entspricht in keinem Fall dem Anschaffungswert. Die Grundsätze für die Ermittlung des gemeinen Wertes i. S. v. § 9 BewG oder der steuerlichen Richtlinien (Abschn. 92 ff. ErbStR) können Anhaltspunkte für die Bewertung der materiellen Wirtschaftsgüter sein. Mit anderen Worten:

Der Verkehrswert ist entscheidend.

Die Bürogemeinschaft meint den Zusammenschluss mehrerer Berufsträger zu einer Gesellschaft des bürgerlichen Rechts. Zweck: gemeinsame Nutzung von Büropersonal oder -ausstattung.

In solcher Gemeinschaft arbeitet jeder Steuerberater selbständig. Wenn auf dem Briefkopf die Namen der in der Bürogemeinschaft arbeitenden Berufsträger genannt werden, ist der Zusatz »Bürogemeinschaft« o. ä. notwendig. Andernfalls wird der Rechtsschein einer Aussensozietät erweckt. Im Gegensatz zur Sozietät wird in der Bürogemeinschaft der Vertrag nur mit dem jeweiligen Partner geschlossen, und es besteht keine gesamtschuldnerische Haftung zwischen den Vertragspartnern.